Wysyłka dokumentów sprzedażowych do KSeF realizowana jest w dwóch trybach:

  • Tryb online – dokument jest wysyłany do KSeF w dniu jego wystawienia;
  • Tryb offline – dokument jest wysyłany do KSeF po dniu wystawienia faktury.


Opcja Wyślij do KSeF jest dostępna w następujących miejscach systemu:

  • na liście faktur, gdzie znajduje się wystawiony dokument sprzedaży,



  • na ekranie sukcesu po wystawieniu faktury,



  • po wystawieniu faktury sprzedaży na ekranie Szybkiej faktury w zakładce Start.



Statusy wysyłki dokumentu do KSeF

Po kliknięciu opcji Wyślij do KSeF System automatycznie aktualizuje status dokumentu w kolumnie KSeF.

Możliwe statusy:

  • Spoza KSeF;
  • Błąd wysyłki;
  • Odrzucony;
  • Wysłany – oczekuje;
  • Przyjęty przez KSeF;
  • Potwierdzony UPO.


Po skierowaniu kursora myszy na ikonę statusu KSeF wyświetlane są podstawowe informacje:

  • data zlecenia wysyłki,
  • aktualny status,
  • numer KSeF (jeżeli dostępny),
  • użytkownik, który zlecił wysyłkę.




Szczegóły wysyłki

Po zleceniu wysyłki dokumentu do KSeF dostępna jest akcja KSeF, która otwiera okno zawierające informacje dotyczące:

  • historii statusu wysyłki,
  • daty zlecenia wysyłki do KSeF,
  • możliwości pobrania XML wysłanego dokumentu oraz XML UPO (jeżeli dostępne).


UPO – potwierdzenie odbioru

W momencie, gdy dokument ma status Potwierdzony UPO w kolumnie KSeF:

  • skierowanie kursora myszy na dokument umożliwi pobranie PDF UPO za pomocą opcji Pobierz UPO,
  • plik UPO jest również dostępny w zakładce eSegregator/Inne/UPO.


Wysyłka w trybie offline

W przypadku wysyłki dokumentu w trybie offline:

  • po kliknięciu przycisku Wyślij do KSeF wyświetlane jest okno z informacją, że dokument zostanie wysłany w trybie offline,
  • dokument zostaje oznaczony jako wysłany w trybie offline.


Wysyłka dokumentów w trakcie awarii KSeF

W przypadku wystąpienia awarii KSeF:

  • użytkownik może nadal zlecać wysyłkę dokumentów do KSeF,
  • dokumenty zlecone w trakcie awarii zostaną automatycznie wysłane po ustaniu awarii i przywróceniu dostępności KSeF.


Powiadomienia e-mailowe dotyczące wysyłki do KSeF

System wysyła powiadomienia e-mailowe związane z wysyłką dokumentów do KSeF w dwóch przypadkach:

  • codziennie – zestawienie statusów dokumentów wysłanych oraz niewysłanych do KSeF,
  • po każdorazowej wysyłce dokumentu do KSeF – powiadomienie o wykonanej operacji.


Wysyłka powiadomień odbywa się zgodnie z konfiguracją w Ustawieniach KSeF.